La mail, come tanti altri strumenti informatici, ha un suo protocollo, non scritto, di utilizzo (un tempo si parlava più in generale di netiquette, termine diventato obsoleto quanto il betamax) che può contribuire ad assicurarne l’efficacia e l’utilità, nel rispetto a sua volta delle regole del buon vivere civile.

Innanzitutto va detto che non è appropriato rispondere con un ‘mezzo’ diverso da quello con cui si è stati contattati. Se si riceve una mail, il mittente non si aspetta una telefonata (e probabilmente non la desidera neppure, in caso contrario avrebbe chiamato lui), così come, se si contatta telefonicamente qualcuno, chi aspetta la risposta, la attenderà a voce. A nulla può valere il ritenere che inviare un sms sarebbe troppo lungo per spiegare un qualcosa che a voce sarebbe più semplice chiarire; piuttosto che telefonare sarebbe meglio allora mandare una mail se si conosce l’indirizzo. Ogni ‘livello’ di comunicazione ha una sua connotazione personale e una propria esigenza estrinseca: se uso un riguardo parlandoti di persona, una risposta di livello di prossimità inferiore (un sms o una mail) potrebbe risultare  scortese.

A dispetto poi della velocità di recapito di una mail, non è necessario rispondere immediatamente. Anzi, se il mittente non ci conosce, è sempre meglio attendere un tempo congruo per la risposta (da alcune ore a un giorno) per non dar l’impressione di aver dato risposta affrettata, non meditata. Se la mail l’ha inviata invece un conoscente o un amico i tempi possono anche essere più contenuti e proporzionati all’urgenza della risposta.

È da ritenersi invece senz’altro scorretto non rispondere alla mail ricevuta. Anche se è una mail che non interessa o alla quale non si sa cosa replicare (a meno che non sia spam o mera pubblicità) è sempre meglio fornire una risposta, magari evasiva o interlocutoria, ma pur sempre una risposta. Se poi la mail che si riceve è scortese è meglio non trascendere mai. Occorre sempre ricordarsi che è molto facile passare dalla parte del torto e offendere, potendo così far diventare la stessa mail inviata prova del reato di ingiuria (o diffamazione).

Se si riceve una mail e occorre del tempo per la risposta o comunque, se si tratta di una mail attesa, è sempre meglio dare un cenno di riscontro del ricevimento.

Non sempre è attiva o attivabile l’opzione di attestazione di ricezione e non sempre la ricevuta è segno che la mail, oltre ad essere disponibile per la lettura del destinatario, è stata poi da lui effettivamente letta. Un cenno di riscontro, conciso, ma certo, chiude il rapporto comunicativo e mette il mittente in attesa della risposta.

La mail serve infatti per trasmettere un messaggio; se il mittente non sa se il destinatario ha ricevuto o meno la missiva potrebbe ritenere che la comunicazione non abbia avuto effetto e ritentare (inutilmente) l’invio; oppure il mittente potrebbe ritenere, a torto, che la mail sia arrivata mentre non lo è (si pensi a quante volte una mail è trattata come spam e non fatta visionare all’utente ignaro) e interpretare così negativamente la mancata risposta e agire di conseguenza.

È scorretto inoltre inserire terze persone in conoscenza indiretta della mail (nella cosiddetta ccn o copia per conoscenza nascosta) senza avvertire il destinatario di tale condizione. È come mettere il terzo a ‘origliare’ una conversazione privata. E potrebbe essere imbarazzante non solo per il terzo, ma anche per il destinatario che, convinto della privatezza della mail (che sarà verosimilmente modulata su questa supposizione), dovesse poi conoscere ex post la realtà.

È sempre meglio inoltre firmare la propria lettera, se non con il proprio nome e cognome, almeno con il solo nome. Inviare una mail è più personale che fermare qualcuno per strada: implica una conoscenza più intima con il destinatario richiedendo un minimo di presentazione se l’interlocutore non ci conosce. Per rispondere il destinatario deve inoltre poter mettere a fuoco, oltre alla questione proposta, anche il soggetto mittente e il suo ruolo.

Ma come fare per far leggere le proprie mail (o avere delle chances in più) e, soprattutto, come fare per ottenere una risposta?
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