Su come debba essere scritta una mail, si è già scritto altrove (–> Il galateo della mail) qui parliamo invece di come avere buone chances per far leggere al destinatario le nostre mail.

La mail deve avere innanzitutto un contenuto conciso, chiaro, diretto al punto (tutt’al più facendo rinvio a un allegato, che in ogni caso non deve essere una monografia).

Si deve però ricordare (e questo è molto importante) che chi legge molte mail ogni giorno scorre per prima cosa l’oggetto tra le diverse missive che gli sono arrivate sicché potrebbe fermarsi proprio alla lettura del solo oggetto sorvolando la mail nella sua interezza che potrebbe venir cestinata da chiusa se ritenuta non rilevante; solo se passa il primo esame (rapido) della lettura dell’oggetto, la mail verrà aperta, ma sempre (secondo esame sommario) per scorrere velocemente le prime righe del testo e abbandonare la lettura appena verrà realizzata la mancanza di interesse a proseguire. Lo spazio (fisico e temporale) per coinvolgere il nostro destinatario è pertanto molto poco.

Non è necessario quindi essere prodighi di particolari al primo contatto. Deve ritenersi invece sufficiente dare al destinatario quei brevi cenni necessari per incuriosirlo (sin dall’oggetto, da scegliere con cura), per spingerlo a saperne di più su quello che viene offerto. Solo in questo caso sarà onere del mittente, in risposta alle richieste di chiarimenti, fornire le informazioni dovute.

Quando si tratta poi di una risposta, deve essere a tono, esaustiva, congruente; la mail è poi sì più informale di una lettera scritta, ma non deve essere sgrammaticata con strafalcioni sintattici o anche errori di battitura che una semplice rilettura potrebbero emendare e che, invece, riveleranno all’interlocutore la sciatteria e superficialità del mittente oltre che una sua mancata ponderazione o serietà delle intenzioni esplicitate o, peggio ancora, dimostreranno in concreto una carenza della dovuta attenzione e considerazione del contatto instaurato.

Occorre infine far bene attenzione a calibrare il contenuto della mail al destinatario. È per questo che è sempre necessario sapere chi si sta contattando. Non sapere nulla del proprio destinatario (la qualifica, il ruolo, il sesso o in generale l’importanza che riveste all’interno di quella tal struttura) è come far comprendere che il contatto avviene a prescindere da chi riceverà la mail e che è più importante quello che si ha da dire che la qualità del destinatario che ci legge. È questo il modo migliore per farsi ignorare.

Così come è un modo altrettanto sicuro per non farsi prendere sul serio è incentrare la mail solo su di sé, sulle proprie doti, su quello che si è fatto o sulle potenzialità di quello che si sta offrendo, senza far comprendere al destinatario quali sono i suoi (reali) vantaggi nel leggerci. Se il destinatario non vedrà un minimo vantaggio per sé in quello che gli viene segnalato non potrà che abbandonare la lettura della vostra mail perché di te, per lui perfetto sconosciuto, non gliene importa (giustamente) nulla.
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